Yeni dönemde birçoğumuz “Evden Çalışma” Modeline geçtik. Bazılarımızın, çoğu zaman kullandığı, bazı şirketlerin bunu haftada 1 gün olarak uyguladığı, bazılarımızın ise hiç aşina olmadığı bir süreç.
Bu süreci, bir süre daha yaşayacak ve hatta belki de artık iş hayatımızın büyük bir bölümünde, evden çalışma modeliyle ilerleyeceğiz gibi gözüküyor. Bu sebeple, sizler için “10 Adımda Evden Çalışma” rehberi hazırladım.
Keyifle ve sağlıkla okumanız dileğiyle…
1) Güne Erken Başlayın:
Güne erken başlamak, zamanı verimli kullanmak ve akşam olmadan yapacaklarınızı tamamlamak için size fırsat tanıyacaktır. Sabah kalktığınızda her zamanki ritüellerinizi gerçekleştirin. Kahvaltı yapmak, kahvenizi yudumlamak gibi. Ben yaklaşık 15 yıldır sabah en geç 06.30 da kalkıyorum. Araştırmalar, sabah 05.00-10.00 saatleri arasındaki havanın, "en temiz hava" olduğunu söylüyor. Sabah kalkar kalmaz, mutlaka balkona çıkıp, ya da pencerenizi açıp, temiz hava alın. Bir gece önce hazırladığınız günlük planlamanızı kontrol edin. Gün içinde ve haftalık olarak neler yapmanız gerektiğini güncelleyin . İlgili toplantılarınız için zaman planlamanızı yapın. Maillerinizi kontrol edin ve acil-önemli işlerinizi listeleyin.
2) Çalışma Ortamınızı Hazırlayın:
Evde çalışma ortamı yaratmak herkes için kolay olmayabilir. Mümkün olduğunca kendinize ait sessiz bir çalışma ortamı sağlayın. Evde birlikte yaşadığınız kişilere, çalışma zamanlarınızı belirtin ve bu zamanlarda onlardan da çok fazla gürültü yapmamalarını rica edin. Eğer müzik dinleyerek çalışabiliyorsanız, mutlaka kulaklığınızı takın. Çalışma ortamınızı mutlaka belirlemeniz gerekiyor. Bir gün salonda, bir gün farklı bir oda da çalışmak konsantrasyonunuzu bozabilir. Kendinize ait bir yer belirlerseniz, hem kendiniz bu alanda daha konsantre olabilir, hem de evdeki kişilerin o alanın sizin çalışma ortamınız olduğunu içselleştirmelerini ve saygı duymalarını sağlayabilirsiniz. Gün içindeki on-line toplantılarınız öncesinde kapınıza; “Toplantım var, lütfen ses yapmayın” gibi notlar yapıştırabilirsiniz. (Açıkçası ben yaptım ve etkili oluyor. 7 yaşındaki oğlumun, salona doğru “Baba, annem toplantıdaymış yanına gitmeeee” diyerek bağırmasıyla, 10-15 sn’lik bir bölünme yaşasam da, sonraki süreçte en azından içeride çalıştığımı bildiğinden çok fazla ses yapmıyor:) )
Çalışma ortamınızda rahat bir sandalye, beliniz için bir yastık ve mutlaka masanızda su şişenizi bulundurun. İhtiyacınız olan kulaklık, hesap makinesi, sarj aleti, not defteriniz gibi çalışma eşyalarınızın ve gerekli ekipmanlarınızın hazır olduğunu kontrol edin.
3) Zaman Planınızı, Yöneticileriniz ve Çalışma Arkadaşlarınızla Paylaşın:
Gün içindeki işlerinizi, toplantı saatlerinizi, yöneticiniz ve çalışma arkadaşlarınızla paylaşın. “Hadi 10 dakika sonra bir toplantı yapalım” demelerine engel olun. Gün içindeki rutinlerinizi ekibinizle paylaşın. Müşterileriniz ile telefon ya da on-line görüşmeler yapacaksanız, bu görüşmelerin saatini önceden birlikte belirleyin ve toplantı daveti paylaşarak herkesin ajandasına işlendiğinden emin olun.
4) Sağlığınıza Dikkat Edin:
“Ay şu işte bitsin ondan sonra ara vereyim” demeyin. Her 45 dakika-1 saatte bir en az 10-15 dakika ara verin. Mutlaka yine pencereden ya da balkonda temiz hava alın. Tüm gün evden çalışmak ve oturmak ergonominizi bozabilir. Molalarda esneyin, boynunuzu ve sırtınızı rahatlatın. Bol bol su için. İlaçlarınızı ihmal etmeyin. Sabah kahvaltısı, öğle yemeği saatlerinizi belirleyerek toplantılarınızı ve görüşmelerinizi bu planlamaya göre yapmaya çalışın. Molalarınızda, işle ilgili bir şey yapmamaya özen gösterin. Bol bol vitamin alın ve bağışıklık sisteminizi güçlendirin. Sabahları 10 dakika vücudunuzu esneterek, yoga yada meditasyon yaparakda güne başlayabilirsiniz. İsterseniz kendiniz için hatırlatmalar yapın. Ben yaklaşık 6 aydır cep telefonumdaki “Su İçme Hatırlatıcı” aplikasyonunu kullanıyorum.
5) Benzer ve İlgili Görevleri Gruplayın:
Benzer işlerinizi gruplamaya çalışın. Müşteri aramaları, teklif takipleri, on-line toplantılar, yazılacak makale ya da raporlar, sosyal medya paylaşımları… Vb. Yapılacaklar listesini hazırlayıp, bu işlerinizi oluşturacağınız kategorilerde takip ederseniz, çok daha düzenli ve verimli bir şekilde süreçlerinizi takip edebilirsiniz. Bilgisayarınızdaki masaüstünüz ve Outlook’taki mailleriniz ve görevlerinizi de bu şekilde gruplayabilirsiniz.
6) Özel Konularınızı, İş Süreçlerinizden Ayırın:
Özel konularınızı, iş süreçlerinizden ayırmaya çalışın. Molalarınızda iş yapmamaa özen gösterin. Aynı şekilde, iş zamanınızda da özel görüşmelerinizi ve özel işlerinizi tamamlamayın. Çalışma saatlerinizi belirleyin. Ev halkının, saat 15.00 de “Bize bir kek yapsana” taleplerini saat 18.00’den sonra karşılayabileceğiniz bilgisini onlarla önceden paylaşın :)
7) Telefon ve On-line Görüşmelerinizin Zamanını Belirleyin:
Telefon görüşmelerinizin zamanlarını belirlemek çok kolay olmayabilir ancak belirli olanlarını ajandanıza ya da outlook’unuza kaydedin. Aramalarınızı ve toplantılarınızı, günün hangi saatinde yapacağınızın planlamasını yapın. Aynı şekilde mutlaka günlük, haftalık toplantılarınızı programınızda planlayın ve toplantı davetini ilgili katılımcılarla paylaşın. Toplantının zamanı, kimlerin katılacağı, süresi, yöntemi, konusu ve moderatörü toplantı davetinde yer almalıdır.
8) On-Line Görüşmeler İçin Kullanacağınız Yöntemi Belirleyin:
On-line görüşmeleriniz için ekip arkadaşlarınız, müşterileriniz ve tedarikçilerinizle hangi sistemi kullanacağınızı paylaşın. Skype, Zoom, Teams, Adobe Connect, Go-Meeting.. Vb. Karşınızdaki kişilerin bilgisayarlarında, bu sistemin olup olmadığını sorun ve toplantı öncesinde yüklemelerini isteyin. Gerekli linkleri ve davetleri paylaşın. Ekip arkadaşlarınız ya da iş ortaklarınızla yeni bir sistem kullanmaya başlayacaksanız, toplantı öncesinde mutlaka test edin ve onları bu konuda eğitin.
9) On-Line Toplantı Notlarınızı Katılımcılarla Paylaşarak, Görev Dağılımı Yapın:
On-line toplantıların çoğu, kullandığınız sistem üzerinden kaydedilebilir. KVKK kapsamında toplantıya katılan kişilerden izin alarak, toplantılarınızı kaydedin. Katılamayan kişilerle toplantı kayıtlarınızı paylaşın. Toplantı notlarını ve aksiyonları paylaşarak, kimin hangi işi takip edeceğini belirleyin.
10) Bir Sonraki Günün Aksiyonlarını ve Planlarını Bugünden Belirleyin:
Gün bitiminde, sabah yaptığınız iş planı üzerinden geçin. Hangi işleri tamamladınız, hangilerini ertelediniz bunları belirleyin. Bir sonraki gün için programınız üzerinden geçerek, hazırlıklarınızı tamamlayın. Aksiyonlarınızı planlayarak yarına hazır olun.
Yarına kadar sağlıkla kalın….